Kebijakan Privasi Sistem Internal

Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Athena Tagaya ("kami", "kita", atau "Athena Tagaya") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi yang diproses melalui sistem internal perusahaan, termasuk portal web dan aplikasi seluler resmi yang digunakan untuk pengelolaan operasi, kepegawaian, dan aktivitas bisnis perusahaan ("Sistem").

Sistem ini diperuntukkan bagi karyawan, tenaga alih daya, mitra, dan pihak lain yang secara sah diotorisasi oleh perusahaan. Dengan mengakses atau menggunakan Sistem, termasuk melalui situs https://athenatagaya.id dan/atau aplikasi Android serta iOS resmi, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik privasi yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

Kebijakan ini melengkapi, dan tidak menggantikan, ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau kebijakan internal lain yang berlaku terkait perlindungan data dan kerahasiaan informasi.

Jenis Data yang Kami Kumpulkan

Dalam penggunaan Sistem, kami dapat mengumpulkan dan memproses kategori data berikut sejauh diperlukan untuk tujuan operasional yang sah:

• Data Identitas dan Kepegawaian: nama, nomor induk karyawan, jabatan, divisi, unit kerja, lokasi penempatan, serta informasi lain yang terkait dengan hubungan kerja atau hubungan profesional Anda dengan perusahaan.
• Data Pribadi Tambahan: tempat dan tanggal lahir, alamat sesuai identitas, alamat domisili saat ini, agama, status pernikahan, nomor identitas (misalnya KTP atau identitas resmi lain), serta data keluarga inti tertentu (misalnya nama orang tua atau saudara) yang diperlukan untuk administrasi kepegawaian dan keperluan verifikasi identitas.
• Data Kontak: alamat email, nomor telepon, alamat domisili, dan informasi kontak lain yang diperlukan untuk komunikasi internal.
• Data Kehadiran dan Aktivitas Kerja: data absensi (jam masuk, jam keluar, status kehadiran), jadwal kerja, daftar tugas harian, progres pekerjaan, dan catatan aktivitas lain yang Anda input atau yang dihasilkan melalui Sistem.
• Data Lokasi dan Bukti Lapangan: koordinat lokasi (GPS), alamat perkiraan, foto lapangan, dan metadata terkait (tanggal, waktu, lokasi pengambilan) yang diunggah melalui aplikasi mobile sebagai bukti pelaksanaan tugas atau kunjungan.
• Data Perangkat dan Teknis: jenis perangkat, sistem operasi, versi aplikasi, alamat IP, log perangkat, identitas perangkat tertentu yang digunakan untuk keperluan keamanan dan audit.
• Data Penggunaan Sistem: halaman atau modul yang diakses, waktu akses, pola penggunaan, dan catatan aktivitas lainnya yang digunakan untuk keperluan monitoring, audit, dan peningkatan kualitas Sistem.
• Data Komunikasi: isi permintaan dukungan, laporan masalah, atau komunikasi lain yang Anda sampaikan kepada tim terkait melalui fitur yang terintegrasi dengan Sistem.

Tujuan dan Dasar Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi Anda hanya sejauh diperlukan dan sah untuk mendukung operasional perusahaan. Secara khusus, data digunakan untuk:

• Mengelola data kepegawaian, kehadiran, penjadwalan kerja, dan administrasi HR lainnya.
• Mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan aktivitas Marketing, Operational, Logistic, dan Finance.
• Menyediakan akses ke daftar tugas harian, instruksi kerja, dan informasi operasional terkait.
• Mencatat bukti pekerjaan lapangan melalui unggahan foto dan lokasi untuk tujuan verifikasi dan audit.
• Meningkatkan keamanan Sistem, mendeteksi dan mencegah penyalahgunaan atau akses tidak sah.
• Melakukan analisis internal dan pelaporan manajerial untuk pengambilan keputusan yang sah.
• Mendukung proses penegakan disiplin internal, investigasi atas dugaan pelanggaran kebijakan perusahaan, kecurangan, atau dugaan tindak pidana yang berkaitan dengan aktivitas kerja, termasuk memberikan informasi yang relevan kepada otoritas yang berwenang sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
• Memenuhi kewajiban hukum, regulasi, dan kebijakan internal perusahaan yang berlaku.

Dasar pemrosesan data dapat meliputi pelaksanaan perjanjian kerja atau kontrak, kepatuhan terhadap kewajiban hukum, dan kepentingan sah perusahaan dalam mengelola kegiatan operasional yang efektif, aman, dan tertib.

Berbagi dan Pengungkapan Data

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak mana pun. Namun, dalam batas yang wajar dan sah, kami dapat membagikan data pribadi Anda dalam keadaan berikut:

• Unit dan Manajemen Internal: data dapat diakses oleh departemen terkait (seperti HR, Finance, Operational, dan manajemen) sejauh diperlukan untuk menjalankan fungsi kepegawaian, operasional, penggajian, pengawasan kinerja, dan pelaporan.
• Penyedia Layanan Pihak Ketiga: kami dapat menggunakan penyedia layanan eksternal untuk hosting, infrastruktur TI, penyimpanan data, analitik, atau layanan pendukung lain. Pihak tersebut hanya dapat memproses data atas instruksi kami dan wajib menjaga kerahasiaan serta keamanan data sesuai perjanjian.
• Kepatuhan Hukum dan Perlindungan Hak: kami dapat mengungkapkan data apabila diperlukan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan sah dari otoritas yang berwenang, serta untuk melindungi hak, keamanan, dan properti perusahaan, karyawan, dan pihak terkait.
• Restrukturisasi Korporasi: dalam hal terjadinya penggabungan, akuisisi, atau restrukturisasi internal, data dapat dialihkan sejauh masih dalam lingkup kelompok usaha yang relevan dan tetap tunduk pada perlindungan yang setara.

Keamanan dan Retensi Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi Anda dari akses, penggunaan, perubahan, atau pengungkapan yang tidak sah. Langkah ini dapat mencakup kontrol akses berbasis peran, enkripsi pada saat transit dan/atau saat tersimpan, pencatatan log akses, serta pemantauan keamanan Sistem.

Data pribadi akan disimpan selama masih diperlukan untuk tujuan operasional yang sah, pemenuhan kewajiban hukum, atau selama diizinkan oleh kebijakan retensi data perusahaan. Setelah tidak lagi diperlukan, data akan dihapus atau dianonimkan sesuai prosedur internal yang berlaku.

Hak dan Pilihan Anda

Dalam batas yang diizinkan oleh hukum dan kebijakan internal perusahaan, Anda dapat memiliki hak terkait data pribadi Anda, termasuk:

• Hak untuk meminta informasi mengenai kategori data yang diproses tentang diri Anda.
• Hak untuk meminta koreksi atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Hak untuk menyampaikan keberatan atas pemrosesan tertentu yang dianggap tidak sesuai.
• Hak untuk mengajukan keluhan melalui saluran pelaporan internal perusahaan atau mekanisme lain yang diatur oleh hukum yang berlaku.

Permintaan terkait hak-hak ini dapat disampaikan melalui departemen HR atau kontak yang tercantum dalam bagian "Hubungi Kami". Pelaksanaan hak tertentu dapat dibatasi untuk menjaga kepentingan sah perusahaan, kerahasiaan bisnis, atau pemenuhan kewajiban hukum.

Cookie dan Teknologi Pelacakan

Portal web Sistem dapat menggunakan cookie dan teknologi pelacakan serupa untuk menjaga sesi login, meningkatkan keamanan, serta membantu kami memahami bagaimana Sistem digunakan. Cookie ini terutama digunakan untuk kebutuhan fungsional dan keamanan, bukan untuk periklanan pihak ketiga.

Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookie tertentu. Namun, menonaktifkan cookie penting dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk mengakses atau menggunakan beberapa fitur Sistem secara optimal.

Tautan dan Integrasi Pihak Ketiga

Dalam keadaan tertentu, Sistem dapat terhubung atau menautkan ke layanan pihak ketiga yang digunakan perusahaan (misalnya layanan peta, sistem pembayaran internal, atau platform lain). Layanan tersebut dapat memiliki kebijakan privasi sendiri.

Kami menyarankan Anda untuk meninjau kebijakan privasi pihak ketiga tersebut apabila Anda berinteraksi langsung dengan layanan mereka. Kami tidak bertanggung jawab atas praktik privasi pihak ketiga di luar kendali kami.

Perubahan atas Kebijakan Privasi

Kami dapat meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan pada Sistem, praktik pemrosesan data, atau persyaratan hukum yang berlaku.

Setiap perubahan material akan diberitahukan melalui Sistem atau melalui saluran komunikasi internal yang sesuai. Tanggal "Terakhir diperbarui" di bagian atas halaman ini menunjukkan kapan Kebijakan Privasi terakhir mengalami perubahan. Dengan terus menggunakan Sistem setelah perubahan diberlakukan, Anda dianggap telah memahami dan menyetujui versi terbaru Kebijakan Privasi ini.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah tentang Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami melalui: